1. この仕組みでできること・全体の流れ

この仕組みは3つの部品でできています。役割をはっきり分けるのが設計の要です。

運用カレンダー（毎月の流れ）

リマインドは締切の3日前、確定シフトの配信は勤務開始の7日前。この間隔にしておくと、提出漏れにも差し替えにも余裕をもって対応できます。配布もリマインドも勤務時間内の時刻に予約するのは、章9で触れる労務上の理由からです。

2. スプレッドシートを用意する（列の設計）

先にここを固めます。列の名前と順番を最初に確定させないと、後でGASのコードと本文の説明がずれて必ず壊れます。 1つのスプレッドシートの中に、人が使う台帳4枚を作ります。受け口はあとで章4のフォーム連携のときにエルメが自動で作ります。

受け口「シフト希望提出」（エルメが作る・人は編集しない）

章4でフォームをスプレッドシート連携すると、このファイルの中に回答がリアルタイムで記録されるシートができます。A列が回答日時、B列が友だち名（LINEの表示名）、C列以降がフォームの質問の順です。GASは列の位置ではなく1行目の見出し名で読むので、質問を足しても動きます。ここに人が書き込むと壊れるので、振替や備考のメモは必ず台帳側に書いてください。

台帳①「スタッフ名簿」

D列は「在籍」という文字と完全に一致させてください。GASがこの文字を見て、集計の母数に入れるかどうかを判定します。LINEのユーザーIDを持つ列はありません。この記事ではGASからLINEへ送らないので、必要ないからです。

台帳②「シフト希望台帳」（GASが受け口から写す）

台帳③「確定シフト」（管理者が入力）

台帳④「配信文」（GASが作る）

シート名だけ作っておけば、中身は25日にGASが毎回書き直します。

3. スタッフだけに「スタッフ_在籍」タグを付ける

この章が、仕組み全体の土台になります。旅館のLINE公式アカウントには宿泊のお客様も友だちとして入っています。配信対象を「全員」にすると、お客様にシフト希望の催促が届きます。スタッフとお客様を分ける柵を、最初に作ります。

なぜLINEの表示名ではダメなのか

表示名は本人がいつでも変えられます。ニックネームや絵文字だけの人もいます。同じ苗字のスタッフが2人いれば区別がつきません。そこで「スタッフかどうか」はタグで、「誰か」はフォームに書いてもらう職員番号で管理します。名簿（章2）の職員番号と本名が、両者をつなぐ鍵になります。

設定の手順

操作場所：エルメ管理画面 ＞ タグ管理 と エルメ管理画面 ＞ URLクリックアクション

1. タグ「スタッフ_在籍」と「シフト_提出済」を作る
2. 「URLクリックアクション」で、タップした人に「スタッフ_在籍」を付けるスタッフ登録用リンクを作る（リンク先は旅館のホームページでよい）
3. スタッフ全員に、旅館のLINE公式アカウントを友だち追加してもらう
4. スタッフにだけ、登録用リンクを個別に送る（朝礼で口頭＋チャットで1人ずつ。お客様の目に触れる場所には貼らない）
5. スプレッドシートの「スタッフ名簿」に、A〜D列を手入力する
6. エルメの友だちリストで「スタッフ_在籍」で絞り込み、人数が名簿の在籍人数と一致することを確認する

14人程度なら、この作業は30分ほどで終わります。1回やれば以降は入退社のときだけの作業です。

4. シフト希望フォームを作り、毎月1日に配布する（エルメ）

受信はすべてエルメが担当します。ここで作るフォームが、スタッフから見た唯一の入口になります。

フォームの設定手順

操作場所：エルメ管理画面 ＞ フォーム作成 ＞ 新規作成

1. フォーム名を「シフト希望提出」にする
2. 下の表のとおり質問を作る。質問名はそのままの文字で作る（受け口の見出しになり、GASがこの文字で列を探す）
3. 「対象月」は自由入力にせず、選択式（プルダウン）にする。選択肢は翌月だけ（例：2026年10月）
4. 「メッセージ・アクション設定」で、回答後のアクションに「タグを付ける：シフト_提出済」を設定する
5. 回答後のお礼は完了画面に表示する文章で設定する。LINEのトークへの自動返信は付けない（付けると1回答につき1通、配信数を消費する。章8）
6. フォーム作成一覧の「スプレッドシート」からGoogleアカウントを連携し、章2のスプレッドシートを指定する。できた受け口のシート名を章6のGASの SHEET_LINKED に写す

タグの設計

この仕組みで使うタグは2つだけです。増やすと管理しきれなくなります。

解除の操作場所：エルメ管理画面 ＞ 友だちリスト でタグ「シフト_提出済」で絞り込み → 全員を選択 → 一括でタグを外す。外し忘れると、先月出した人が今月の未提出リマインドから漏れます。

毎月1日の配布（予約配信で自動化）

操作場所：エルメ管理画面 ＞ メッセージ配信 ＞ 新規作成

1. 管理用タイトルを「シフト希望フォーム配布」にする
2. 本文に下のテンプレと、フォームの配信用URLを入れる
3. 配信対象の絞り込みで、タグ「スタッフ_在籍」が付いている人にする。配信予定の人数がスタッフの人数と一致することを確認する
4. 「配信予約」で毎月1日の勤務時間内（例：10:00）を指定して登録する

いつでも出せる入口（リッチメニュー）

操作場所：エルメ管理画面 ＞ リッチメニュー

スタッフ向けのリッチメニューに「シフト希望」ボタンを作り、タップ先にフォームの配信用URLを設定します。表示条件を「スタッフ_在籍 が付いている人」にすれば、お客様のメニューには出ません。LINE公式アカウント管理画面側のリッチメニューはオフにしておきます（両方有効だと取り合いになります）。

5. 未提出者にだけリマインドする（エルメの予約配信）

全員に催促を送ると、すでに出した人は「また来た」と感じて、だんだん読まなくなります。出していない人にだけ届くのが、この仕組みの肝です。

章4で、フォームに回答した人には「シフト_提出済」が自動で付くようにしました。つまり「スタッフ_在籍」があって「シフト_提出済」がない人＝まだ出していないスタッフです。この条件で予約配信を1本作れば、未提出者への催促は自動化できます。GASは要りません。

リマインドの予約配信を作る

操作場所：エルメ管理画面 ＞ メッセージ配信 ＞ 新規作成

1. 管理用タイトルを「シフト未提出リマインド（17日）」にする
2. 本文に下のテンプレとフォームの配信用URLを入れる
3. 配信対象の絞り込みで、「スタッフ_在籍」が付いていて、「シフト_提出済」が付いていない人を条件にする
4. 「配信予約」で毎月17日の勤務時間内（例：10:00）を指定して登録する

6. 回答を台帳に写し、締切後に集計する（GAS）

ここから先はGAS（Google Apps Script）を使います。やることは2つ。受け口の新しい回答を台帳に写すこと（5分おき）と、提出状況を管理者にメールすること（17日と21日の朝）です。LINEには一切関わらないので、トークンもユーザーIDも要りません。

準備

1. 章2のスプレッドシートで 拡張機能 ＞ Apps Script を開く
2. 最初から書かれている function myFunction() {} を消し、下のコードをまるごと貼る
3. 冒頭の ADMIN_MAIL を管理者のメールアドレスに、SHEET_LINKED を章4でエルメが作った受け口のシート名に書き換える
4. 左の歯車（プロジェクトの設定）で、タイムゾーンが「Asia/Tokyo」であることを確認する
5. 保存して、importRequests を1回手動で実行し、権限の確認画面で許可する

コード全文（このまま貼ってOK）

// ===== シフト希望集約GAS（時間トリガー専用・LINEには受信も送信もしない） =====
// 受け口（エルメが書く）→ シフト希望台帳（人が使う）へ新しい回答を写し、
// 提出状況の集計と、確定シフトの本人宛て文面を管理者へメールする。
// LINEのWebhookはエルメが占有したままなので、このGASはLINEに関わらない。

// ▼ ここだけ自分のものに書き換える -----------------------------
const ADMIN_MAIL   = 'owner@example.com';   // 管理者（女将）の通知先メールアドレス
const SHEET_LINKED = 'シフト希望提出';        // エルメが作った受け口のシート名に合わせる
// -----------------------------------------------------------------

const SHEET_ROSTER = 'スタッフ名簿';   // A=職員番号 B=氏名 C=部署 D=在籍状況
const SHEET_REQ    = 'シフト希望台帳'; // A=受付日時 B=友だち名 C=職員番号 D=氏名 E=対象月 F=希望休 G=時間帯 H=備考 I=取込キー
const SHEET_SHIFT  = '確定シフト';     // A=日付 B=職員番号 C=氏名 D=勤務区分 E=開始 F=終了 G=配信状況
const SHEET_MSG    = '配信文';         // A=職員番号 B=氏名 C=本文（GASが作る）
const TZ = 'Asia/Tokyo';

// 受け口の見出し名（フォームの質問名と一字一句同じにする）
const H = { AT: '回答日時', FNAME: '友だち名', NO: '職員番号', NAME: '氏名',
            MONTH: '対象月', OFF: '希望休', TIME: '勤務可能な時間帯', NOTE: '備考' };

// ───── 共通 ─────
function ss_() { return SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); }
function mail_(subject, body) { MailApp.sendEmail(ADMIN_MAIL, '【川辺屋】' + subject, body); }
function fmt_(v, p) { return v instanceof Date ? Utilities.formatDate(v, TZ, p) : String(v || ''); }

/** 翌月のラベルを「2026年10月」の形式で返す（フォームの対象月と同じ形） */
function nextMonthLabel_() {
  const d = new Date();
  d.setDate(1);                    // 月末日での繰り上がり事故を防ぐ
  d.setMonth(d.getMonth() + 1);
  return Utilities.formatDate(d, TZ, 'yyyy年M月');
}

/** 名簿の在籍スタッフを {職員番号: 氏名} で返す */
function roster_() {
  const v = ss_().getSheetByName(SHEET_ROSTER).getDataRange().getValues();
  const r = {};
  for (let i = 1; i < v.length; i++) {
    const no = String(v[i][0]).trim();
    if (no && String(v[i][3]).trim() === '在籍') r[no] = String(v[i][1]).trim();
  }
  return r;
}

/** 台帳から、対象月を提出済みの職員番号を集める */
function submitted_(month) {
  const v = ss_().getSheetByName(SHEET_REQ).getDataRange().getValues();
  const s = {};
  for (let i = 1; i < v.length; i++) {
    if (String(v[i][4]).trim() === month) s[String(v[i][2]).trim()] = true;   // E列 対象月 / C列 職員番号
  }
  return s;
}

// ───── 5分おき：受け口 → シフト希望台帳 ─────
function importRequests() {
  const ss     = ss_();
  const linked = ss.getSheetByName(SHEET_LINKED);
  const ledger = ss.getSheetByName(SHEET_REQ);
  if (!linked || linked.getLastRow() < 2) return;

  const data = linked.getDataRange().getValues();
  const head = data[0].map(String);
  const c = {};
  const missing = [];
  Object.keys(H).forEach(function (k) {
    c[k] = head.indexOf(H[k]);
    if (c[k] < 0 && k !== 'NOTE') missing.push(H[k]);
  });
  if (missing.length) {
    mail_('【要確認】受け口の見出しが見つかりません', '見出し「' + missing.join('／') + '」がありません。\n受け口の見出し: ' + head.join(' / '));
    return;
  }

  // 取込済みキー（I列）
  const done = {};
  if (ledger.getLastRow() >= 2) {
    ledger.getRange(2, 9, ledger.getLastRow() - 1, 1).getValues()
          .forEach(function (r) { if (r[0]) done[String(r[0])] = true; });
  }

  const names = roster_();
  const added = [];
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const r = data[i];
    if (!r[c.AT]) continue;
    const key = fmt_(r[c.AT], 'yyyy/MM/dd HH:mm:ss') + '|' + String(r[c.FNAME]).trim();
    if (done[key]) continue;
    const no = String(r[c.NO]).trim();
    ledger.appendRow([
      r[c.AT], r[c.FNAME], no, r[c.NAME], String(r[c.MONTH]).trim(),
      r[c.OFF], r[c.TIME], c.NOTE >= 0 ? r[c.NOTE] : '', key
    ]);
    done[key] = true;
    added.push((names[no] ? names[no] : r[c.NAME] + '（名簿に無い番号 ' + no + '）') + '／' + r[c.MONTH] + '／休：' + r[c.OFF]);
  }
  if (added.length) mail_('シフト希望 ' + added.length + '件 受付', added.join('\n'));
}

// ───── 17日・21日の朝：提出状況を管理者へメール ─────
function reportShiftSummary() {
  const month = nextMonthLabel_();
  const names = roster_();
  const sub   = submitted_(month);
  const notYet = [];
  let total = 0;
  Object.keys(names).forEach(function (no) {
    total++;
    if (!sub[no]) notYet.push(names[no]);
  });
  const final = new Date().getDate() >= 21;
  const head  = final ? '【最終集計】' : '【途中経過】';
  mail_(head + month + ' シフト希望 提出 ' + (total - notYet.length) + '/' + total,
    head + month + ' シフト希望\n'
    + '提出 ' + (total - notYet.length) + ' / ' + total + '名\n'
    + '未提出：' + (notYet.length ? notYet.join('、') : 'なし') + '\n\n'
    + (final ? '未提出の方には直接お声がけください。\n' : '本日10時のリマインド配信は、上の未提出の方に届きます。\n')
    + 'シフト希望台帳：' + ss_().getUrl());
}

// ───── 25日の朝：確定シフトを本人ごとの文面にまとめて管理者へ ─────
function buildShiftMessages() {
  const ss    = ss_();
  const sheet = ss.getSheetByName(SHEET_SHIFT);
  const msgSh = ss.getSheetByName(SHEET_MSG);
  const shift = sheet.getDataRange().getValues();
  const names = roster_();

  const lines = {};
  const rows  = {};
  for (let i = 1; i < shift.length; i++) {
    if (shift[i][6]) continue;                        // G列に何か入っていれば処理済み
    const no  = String(shift[i][1]).trim();            // B列 職員番号
    const day = fmt_(shift[i][0], 'M/d');              // A列 日付（日付型）
    if (!lines[no]) { lines[no] = []; rows[no] = []; }
    lines[no].push(day + '  ' + shift[i][3] + '  ' + shift[i][4] + '〜' + shift[i][5]);
    rows[no].push(i + 1);
  }

  const out  = [];
  const body = [];
  Object.keys(lines).forEach(function (no) {
    const text = (names[no] || shift[rows[no][0] - 1][2]) + 'さん\n来月のシフトが確定しました。\n\n'
               + lines[no].join('\n') + '\n\n変更が必要な場合は25日中にご連絡ください。';
    out.push([no, names[no] || '', text]);
    body.push('■ ' + (names[no] || no) + '\n' + text);
    rows[no].forEach(function (r) { sheet.getRange(r, 7).setValue('文面作成済'); });
  });

  msgSh.clearContents();
  msgSh.getRange(1, 1, 1, 3).setValues([['職員番号', '氏名', '本文']]);
  if (out.length) msgSh.getRange(2, 1, out.length, 3).setValues(out);

  mail_('確定シフトの配信文 ' + out.length + '名分',
    out.length
      ? '「配信文」シートのC列をコピーして、エルメの1:1チャット（またはLINE公式アカウントのアプリ）から各自に送ってください。\n\n' + body.join('\n\n')
      : '未配信の行はありません。');
}

トリガーの設定

操作場所：Apps Script ＞ トリガー ＞ トリガーを追加

17日のメールはリマインド配信（10:00）より前に届くので、管理者は「今日の催促が誰に飛ぶか」を先に知ったうえで、必要なら個別に一言添えられます。

届くメールの例

7. 確定シフトを各自に届ける

シフトを組み終えたら、「確定シフト」シートに1勤務＝1行で入力します。25日の朝、GASが各自の自分の勤務だけを抜き出した文面を「配信文」シートと管理者のメールに用意します。管理者はそれを1:1チャットに貼って送ります。全員分のシフト表を送らないので、他人の勤務が見えません。

手順

1. 21日〜24日に「確定シフト」シートへ入力する（G列は空欄のまま）
2. 25日9時台、GASの buildShiftMessages が未処理の行を職員番号ごとにまとめ、「配信文」シートに1人1行で書き、同じ内容を管理者にメールする。処理した行のG列には「文面作成済」が入る
3. 管理者は勤務時間内に、エルメの友だちリストで本人（表示名はシフト希望台帳のB列で分かる）を開き、「配信文」のC列を貼って送る

8. 費用と無料枠の注意

結論から言うと、スタッフ14名規模なら、この仕組みは無料のまま運用できます。

月に何通消費するかの試算（スタッフ14名の場合）

無料枠200通に対して、使うのは約33通。余力は十分です。1人あたりの消費はおよそ2.4通なので、スタッフが60名を超えるあたりから200通が見えてきます。そのときはLINE公式アカウントのライトプランへの切り替えを検討してください。

プランの切り替え時期をもう少し詳しく知りたい方は、エルメの無料プランでどこまでできるか・有料に切り替えるべき3つの分岐点をご覧ください。

9. 見落とすとトラブルになるポイント

仕組みが動くことと、その運用が法的に耐えることは別の話です。シフト制で働く人がいる会社には、押さえておくべき点があります。

「シフトによる」とだけ書いた労働条件通知書は足りない

厚生労働省は「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」を公表しています（令和4年1月7日公表、令和8年6月19日改正）。ここでいう「シフト制」とは、労働契約の締結時点では労働日や労働時間を確定的に定めず、一定期間ごとに作成される勤務シフトなどで初めて具体的な労働日・労働時間が確定する形態を指します。

この留意事項では、始業・終業の時刻について、労働条件通知書等に単に「シフトによる」と記載するのでは足りないとされています。労働日ごとの始業・終業時刻を明記するか、原則的な始業・終業時刻を記載したうえで、一定期間のシフト表等と併せて明示することが求められます。

出典：いわゆる「シフト制」について｜厚生労働省

確定したシフトを、あとから会社都合で削らない

提出された希望と、会社が確定させたシフトは別物です。そして一度確定させたシフトを直前に減らすと、休業手当（労働基準法26条）の問題が生じる場合があります。「暇だから明日は来なくていい」を繰り返している会社は、ここを一度確認しておいたほうがよいでしょう。適用の可否は個別の判断が必要ですが、少なくとも「いつ確定させ、いつ変更したか」の記録は残しておくべきです。

この設計では、確定シフトシートに変更の履歴を残せます。行を書き換えるのではなく、変更後の行を追加してG列を空欄にする運用にしておけば、差分の文面が自動でできて、記録も残ります。

年次有給休暇の付与日数は、シフトの実績で決まることがある

留意事項では、所定労働日数を定めにくいシフト制の労働者について、雇入れから6か月の時点ではその6か月の実際の労働日数を2倍した日数を年間の所定労働日数とみなして年休の付与日数を決められるとしています。1年6か月以降は前年の実績を使います。確定シフトシートは「予定」の記録ですが、実績と突き合わせて年間の労働日数を数える土台にもなります。有給の申請をLINEで受ける設計は有給申請をLINEフォームで受ける方法にまとめています。

配布やリマインドは勤務時間内に送る

シフト希望の入力は数分とはいえ、会社からの業務上の指示です。深夜や休日に催促が届き、すぐ返す空気ができると、その時間が労働時間と評価される余地が出てきます。章4・章5の予約配信を勤務時間帯（例：10:00）にし、文面に「勤務時間内の入力で構いません」と添えているのはそのためです。

希望休の理由を、必要以上に集めない

フォームの備考欄は自由記入なので、スタッフが通院や家族の事情を書いてくることがあります。健康に関する情報は特に慎重な取り扱いが求められるため、「理由の記入は不要です」とフォームに明記しておくのが無難です。持たない情報は漏れません。

シフトの記録と、実際に働いた時間の記録は別物

確定シフトは「働く予定」の記録であって、「実際に働いた時間」の記録ではありません。労働時間の把握は、原則として客観的な記録によることとされています。シフト表だけで勤怠管理を済ませると、早出や残業が記録に残りません。

打刻の仕組みをどう設計すれば記録として耐えるかは、LINEで打刻した記録が労働時間の記録として認められるかで整理しています。なお打刻はGASで受信する必要があるため、エルメを使わない打刻専用の別のLINE公式アカウントで組みます。この記事のスプレッドシートに「打刻ログ」シートを足せば、台帳は1つにまとめられます。

10. 運用開始チェックリスト

公開前に、この表をひととおり確認してください。

11. よくある質問

スタッフがフォームではなくトークで直接送ってきたらどうなりますか

受け口にも台帳にも入りません。その結果、未提出者として扱われてリマインドが飛びます。最初の1〜2か月は必ず起きるので、受付開始の案内に「メニューのボタンから送ってください」と毎回書いておいてください。3か月ほどで定着します。

GASでスタッフの返信を受け取ったり、スタッフに送ったりすることはできませんか

エルメを接続している間はできません。LINE公式アカウントのWebhookは1つしか設定できず、その枠をエルメが使っているためです。受信が必要な処理はすべてエルメのフォームや自動応答で受け、送信はエルメの配信や1:1チャットで行います。GASは「スプレッドシートを読み書きしてメールする」役に徹するのが、いちばん壊れない形です。

締切後に希望を変更したいと言われたら

フォームから再送してもらってかまいません。台帳には新しい行が追加されるだけで、古い行も残ります。GASは提出の有無しか見ていないので、集計には影響しません。管理者がシフトを組むときに、受付日時の新しい行を見ればよいことになります。

職員番号を間違えて送ってきたら

名簿に無い番号の回答は、GASの取込メールに「名簿に無い番号」と注記されて届きます。本人は提出したつもりでも集計上は未提出になるので、台帳のC列を正しい番号に直してください。直した時点で集計に反映されます。

スタッフが40人を超えたらどうなりますか

40人で計算すると、受付案内40通＋リマインド15通＋確定シフト40通で、およそ95通。無料枠200通の半分ほどで、まだ十分に収まります。60人を超えるあたりから枠が見えてくるので、その時点でLINE公式アカウントのライトプランを検討してください。確定シフトの送信をLINE公式アカウントのアプリのチャットに寄せれば、その40通は消費しません。

Googleアカウントは個人のもので大丈夫ですか

動きますが、おすすめしません。担当者が退職したときにスプレッドシートごと引き継げなくなります。会社としてのGoogleアカウントを1つ作り、そこにファイルを置いてください。

12. 応用アレンジ

同じ骨格のまま、次のように広げられます。いずれも「スタッフとのやりとりはエルメ、保存はスプレッドシート、取込と管理者への通知はGAS」の形は変わりません。

• 部署ごとに集計を分ける：名簿のC列（部署）で絞り込み、フロント担当と調理担当で別々に集計メールを送る。GASの集計に1行足すだけです。配布・リマインドも「部署_フロント」のようなタグを足せば部署別に送れます
• 締切前日のリマインドを足す：章5と同じ条件で「19日 10:00」の予約配信をもう1本作る。催促は月2回までにとどめます
• 急なシフト交代の募集：欠員が出たとき、「スタッフ_在籍」で絞り込んだ一斉配信で「10/9の遅番、入れる方はいますか」と送り、返信はフォームか1:1チャットで受ける。確定シフトシートを見れば、その日が休みの人は分かります
• 打刻ログと突き合わせる：打刻専用の別アカウントで集めた打刻ログを同じスプレッドシートに置き、確定シフトと実績の差を月末に自動集計する
• 予約の入り具合に合わせて人を配置する：予約が集中する曜日や時間帯が分かっていれば、シフトを組むときの判断材料になります。予約側をLINEで受ける設計は美容室の予約をLINEで自動化する設計図にまとめていて、同じスプレッドシートに並べれば繁忙の予測が立てやすくなります
• 現場ごとの作業報告も同じ骨格で集める：誰がどの現場に入ったかが分かると、翌月のシフトを組む精度が上がります。設計は現場報告をLINEで集める設計図にまとめています
• 有給の申請も同じ仕組みで受ける：ただし有給は希望休とは扱いが違い、年次有給休暇管理簿の作成義務や年5日の取得義務が関わるため、フォームは分けてください。設計は有給申請をLINEフォームで受ける方法にまとめています

いきなり全部を作らないでください。まずは章3〜5（タグ・フォーム・配布・リマインド）だけを1か月回してみる。それで回ることを確認してから、GASの集計と確定シフトの文面作成を足していくのが確実です。章5までで、催促の電話はすでになくなっています。