月次シフト管理フロー全体像

Lメッセージを使った月次シフト管理は以下5ステップで毎月自動で回ります。担当者が手動で動くのは「シフト表の確定」だけです。

• 紙・メール・電話での個別確認が完全に不要になる
• 未回答者だけを自動検出して締切前リマインドを配信
• 回答データはGoogleスプレッドシートに自動記録

希望収集メッセージ → スタッフの回答 → 受付完了の流れ

毎月15日にLメッセージが全スタッフのLINEへ自動配信します。スタッフは4週分の早番・遅番ボタンをタップするだけで希望提出が完了します。締切前には未回答者だけに自動催促が届き、提出漏れをゼロにします。

締切3日前：未回答スタッフへの自動催促

締切の3日前になっても希望を提出していないスタッフだけに、自動催促メッセージが届きます。すでに回答済みのスタッフには届きません。Lメッセージがタグで自動判別して配信するため、担当者が一人ひとり確認する必要はありません。

実際のスマホ画面でわかる！月次スケジュールの流れ

「15日・17日・20日に何が起きるの？」をスマホ画面で確認しましょう。担当者がすることは何もありません。スマホを見ているだけで毎月自動で回ります。

スタッフ向け：シフト希望の送り方

スタッフの提出方法は、旅館の運用に合わせて2方式から選べます。シフトが「早番・遅番の2択」で足りる旅館は方式A、時間を細かく決めたい旅館は方式Bがおすすめです。

スプレッドシート連携の設定手順（希望収集）

スタッフがLINEのボタンをタップした瞬間、Googleスプレッドシートに「誰が・いつ・どの週に・何を希望したか」が自動で書き込まれます。担当者はスプレッドシートを「見るだけ」でシフトが組めるようになります。所要時間は約20〜30分。一度設定すれば毎月自動で記録され続けます。

担当者がすることは3つだけ

緑（確認済み）は放置でOK。赤（未確認）の人だけLINEで一言送ればOKです。「変更希望・相談がある」ボタンが押された場合は担当者のスマホに自動アラートが届き、LINEチャットで直接やり取りして解決できます（電話不要）。

前日リマインドと当日リマインドの違い

どちらも担当者の操作ゼロで自動配信されます。前日リマインドは「明日出勤する人だけ」に届き、休みのスタッフには届きません（シフト表から自動判別）。時刻（18時・7時）はLメッセージのシナリオ設定で旅館の営業時間に合わせて変更できます。

「出勤できなくなりました」ボタンが押されたとき

スプレッドシート連携の設定手順（出勤管理）

3種類のボタン（前日確認・当日チェックイン・欠勤報告）がタップされるたびに、対応する列に自動記録されます。STEP2とは目的が異なるため、同じスプレッドシートファイル内に別タブ「出勤管理」を作るのがおすすめです。

スタッフの回答パターンは3種類

担当者には全員の回答が一覧で届きます。鈴木さんに全部お願いするか、佐藤さん＋中村さんの2人でカバーするか、状況を見て選べます。欠員発生から解決まで最短5〜10分、電話ゼロです。

スプレッドシート連携の設定手順（欠員管理）

別タブ「欠員管理」を作り、3パターンの回答を列ごとに記録します。パターンごとに記録先の列が分かれます。

4つのシートタブと「月次集計シート」

STEP1〜4で作成した4つのシートタブ（①希望収集 ②確認管理 ③出勤管理 ④欠員管理）にデータが日々自動で蓄積されます。月が終わると⑤月次集計シートを開くだけで、Googleスプレッドシートの関数が4タブのデータを読み込んで自動集計してくれます。

集計結果を翌月のシフトに活かす

Googleスプレッドシートは共有リンクを送るだけで、オーナーや上司にも「閲覧のみ」で見てもらえます。月次の報告資料としてそのまま活用できます。STEP5自体に新しいLメッセージ設定は不要で、やることは「集計シートを追加して関数を入れるだけ」です。

GASは「スプレッドシートの拡張機能 → Apps Script」から開けます。認証情報（トークン）はコードに直書きせず、スクリプトプロパティに保存して呼び出すのが安全です。

①〜③のすべてで使い回す送信用の関数です。まずこれを貼り付けておきます。

// ▼ 共通：指定ユーザーにLINEメッセージを送る（①〜③で使い回す）
function pushLine(to, text) {
  const token = PropertiesService.getScriptProperties()
    .getProperty('LINE_TOKEN');
  UrlFetchApp.fetch('https://api.line.me/v2/bot/message/push', {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    headers: { 'Authorization': 'Bearer ' + token },
    payload: JSON.stringify({
      to: to,
      messages: [{ type: 'text', text: text }]
    })
  });
}

エルメを使わず、LINE Messaging APIで直接組む場合の土台です。スタッフがボタン（postback）をタップすると、その内容が該当タブに1行追加されます。ウェブアプリとしてデプロイし、そのURLをLINE DevelopersのWebhookに設定します。

// ▼ ①LINEのボタン回答を受け取り、対応するタブに記録する
function doPost(e) {
  const ev = JSON.parse(e.postData.contents).events[0];
  if (!ev) return ContentService.createTextOutput('no event');

  const uid = ev.source.userId;
  const ss  = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  if (ev.type === 'postback') {
    // 例：action=希望&week=1&shift=早番
    const p = parseData_(ev.postback.data);
    if (p.action === '希望') {
      ss.getSheetByName('希望収集')
        .appendRow([new Date(), uid, '', p.week, p.shift]);
    } else if (p.action === '確認') {
      ss.getSheetByName('確認管理')
        .appendRow([new Date(), uid, '確認済み']); // C列に「確認済み」
    }
  }
  return ContentService
    .createTextOutput(JSON.stringify({ ok: true }))
    .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
}

// data文字列を { action, week, shift } に分解する補助関数
function parseData_(data) {
  const o = {};
  data.split('&').forEach(function (kv) {
    const a = kv.split('=');
    o[a[0]] = decodeURIComponent(a[1] || '');
  });
  return o;
}

確定シフト表（担当者がSTEP2で完成させる一覧。A列:勤務日／B列:userId／C列:氏名／D列:時間帯）を読み、翌日・当日に出勤するスタッフだけへ自動でリマインドを送ります。時間主導型トリガーで前日18時・当日7時に実行します。

// ▼ ②-1 前日18時リマインド（トリガー：毎日18:00）
function sendPrevDayReminder() {
  remindByDate_(1,
    '【明日の出勤リマインド🏨】\n明日 %DATE% は %TIME% 出勤です。\n' +
    'お気をつけてお越しください。');
}

// ▼ ②-2 当日7時リマインド（トリガー：毎日07:00）
function sendSameDayReminder() {
  remindByDate_(0,
    '【本日の出勤🏨】\nおはようございます！本日 %TIME% 出勤です。\n' +
    '気をつけてお越しください。');
}

// 指定日数後に出勤するスタッフへLINEを送る共通処理
function remindByDate_(offsetDays, template) {
  const rows = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
    .getSheetByName('確定シフト').getDataRange().getValues();
  const target = Utilities.formatDate(
    new Date(Date.now() + offsetDays * 86400000),
    'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd');

  for (let i = 1; i < rows.length; i++) {
    const day = Utilities.formatDate(
      new Date(rows[i][0]), 'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd');
    if (day !== target) continue;        // 対象日でなければスキップ
    const uid  = rows[i][1];
    const time = rows[i][3];
    pushLine(uid,
      template.replace('%DATE%', day).replace('%TIME%', time));
  }
}

毎月1日の朝に先月分を自動集計し、「月次集計ログ」タブ（1行＝1か月の履歴。STEP5の縦型集計シートとは別に作る）に1行追記したうえで、担当者のLINEへサマリーを送ります。STEP5の関数（COUNTIF/COUNTA）をGAS側でまとめて実行し、結果を通知まで一気通貫にします。

// ▼ ③毎月1日の朝に先月分を集計し、記録＋担当者へ通知（トリガー：毎月1日9:00）
function monthlyReport() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  // 指定タブの列から件数を数える補助関数
  const cnt = function (sheet, col, keyword) {
    const vals = ss.getSheetByName(sheet)
      .getRange(col + '2:' + col).getValues().flat();
    return vals.filter(function (v) {
      return keyword ? String(v).indexOf(keyword) === 0 : v !== '';
    }).length;
  };

  const kibou = cnt('希望収集', 'A', '');        // 希望提出スタッフ数
  const kakunin = cnt('確認管理', 'C', '確認済み'); // シフト確認済み数
  const kekkin = cnt('出勤管理', 'G', '欠勤');      // 欠勤件数
  const ketuin = cnt('欠員管理', 'A', '');         // 欠員発生件数

  const ym = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyy年M月');
  ss.getSheetByName('月次集計ログ')
    .appendRow([ym, kibou, kakunin, kekkin, ketuin]);

  const admin = PropertiesService.getScriptProperties()
    .getProperty('ADMIN_UID');
  pushLine(admin,
    '📊 ' + ym + 'のシフト集計\n' +
    '・希望提出：' + kibou + '名\n' +
    '・確認済み：' + kakunin + '名\n' +
    '・欠勤：' + kekkin + '件\n' +
    '・欠員募集：' + ketuin + '件');
}

まとめ｜Lメッセージで必要な設定一覧